A hatékony munkavégzés alapja a rendezettség, a tisztaság, az átláthatóság. Amikor a dokumentumok szanaszét hevernek, az asztalodon egy halomban áll a papírmunka, és sürgősen szükséged lenne egy fontos aktára, de nem emlékszel hova tetted le...szerinted így lehet elég hatékonyan dolgozni?
Hiszen az időd legnagyobb része keresgéléssel megy el.
Talán azt gondolod, hogy nincs időd az irodádat rendbe rakni, de ha tudnád mennyi időt spórolhatnál meg egy kis rendszerezéssel, azonnal nekikezdenél.
Akár az otthon kialakított irodádból, akár a munkahelyi irodádból dolgozol, ezekre a tippekre Neked is szükséged lesz.
Az iroda szervezése nem kell, hogy napokig tartó folyamat legyen, valójában sokkal könnyebb, hogyha a szervezettséget folyamatosan fenntartod, és csak egy-egy rész kell időnként újra rendszerezned.
A következő tippek segítenek abban, hogy irodádat hatékony munkaterületté alakítsd:
Takarítsd ki az irodát
Az első lépés, hogy el kell tüntetni a rendetlenséget. Egy jó alapos takarítással-szelektálással-szortírozással kezd a folyamatot. Szabadulj meg mindentől, amire már nincs szükséged.
Vizsgáld meg külön az iroda területeit. Ha valami nem működik, dobd ki vagy küld el javításra. Ha valamit már hónapok óta nem használtál, ne tartogasd tovább.
Ugyanígy nézd át a bútoraidat, kellékeidet, dísztágyaidat, csecsebecséket. Az irodád a munka környezeted, 1-2 növény barátságosabbá teheti, de a felesleges kacatok csak elvonják a figyelmedet.
A takarítás során használhatsz hullámkarton dobozokat. Amire már nincs szükséged az összegyűjtheted egy dobozban és leviheted munkahelyed tároló helyiségébe.
Gondold újra
Gyűjts össze minden tárgyat, amelynek eddig nem volt helye, és tedd oda, ahol tárolni szeretnéd őket.
Munkahelyi tevékenységek létrehozása
Az irodán belül minden tevékenységnek megvan a maga területe. Bizonyos munkafolyamatok az íróasztalnál zajlanak, de ezen kívül használhatsz még irattartó szekrényeket, polcokat, fiókokat.
A kellékeket lehetőleg a folyamathoz tartozó helyen helyezd el.
Tartsd kéznél a fontosabb kellékeket
A leggyakrabban használt kellékeket mindig könnyen elérhető közelségbe helyezd. A ritkán használt dolgokat elteheted, hiszen valószínűleg csak egyszer-egyszer fognak előkerülni.
A könnyebb tárolás érdekében felcímkézett hullámkarton dobozba is helyezheted ezeket a kellékeket, így a szekrényen belül is rendezetten tárolhatod őket. A dobozok előnye, hogy helyet spórolhatsz velük, hiszen strapabíróságának köszönhetően könnyedén pakolhatsz a tetejére több dobozt is.
Szerezz be egy jó címkézőt
Egy feliratozógép segítségével a legegyszerűbb a rendszerezés. Szánj időt a polcok, fiókok, dobozok, irattárolók címkézésére, ezáltal nemcsak számodra lesz könnyebb lesz az eligazodás, hanem munkatársaid is megtalálják a keresett kellékeket, dokumentumokat.
Rendszerezd a dokumentumokat
Ahogy a digitális korba lépünk, a papíralapú fájlok tárolásának szükségessége csökkent, azonban előfordulhat, hogy bizonyos dokumentumokat továbbra is papír alapon kell megőrizni.
Nézd át a digitális tartalmaidat, és hasonlítsd össze a papír alapúakkal. Van, ami több példányban is megvan? Töröld, illetve semmisítsd meg azt, amire már biztosan nem lesz szükséged.
Íme néhány tárolási ötlet az irattári rendszer létrehozásához:
Tárolódobozok
Használj tárolódobozokat az archivált fájlok tárolására, így nem keverednek össze az aktuális papírokkal. A dobozokat kategorizálhatod, illetve évjárat szerint is felcímkézheted.
Irattári dobozok
A sima hullámkarton dobozok mellett, használhatsz erre a feladatra kialakított irattári dobozokat is. Ezáltal a polcon rendszerezve tökéletesen átláthatóvá válnak a fájlok, akták, fontosabb dokumentumok.
Rendszerezd az asztalodat
Most, hogy mindentől megszabadultál, amire már nincsen szükséged, alaposan tisztítsd meg az asztalodat, és csak azokat a tárgyakat helyezd vissza, amelyeknek valóban ott van a helyük.
Használhatsz különféle rendszerezőket, tálcákat az asztalon tárolt papírokhoz.
Ha már asztalnál tartunk... ne feledkezz meg számítógéped asztaláról sem. Ha még nem tetted volna meg, rendszerezd a fájlokat, képeket, illetve időnként végezz biztonsági mentéseket, hogy biztosan semmi ne vesszen kárba.
Rendszerezd a fiókokat
Íróasztalod fiókjában tárold a mindennapi élethez szükséges tárgyakat. Helyezd az együtt használt tárgyakat ugyanabba a fiókba, például a bélyegeket a borítékkal, öntapadó jegyzettömböket a tollakkal stb.
Fiókos rendszerezőt is alkalmazhatsz a kisebb kellékeknek, például a gemkapcsoknak, ragasztóknak.
Végeztél a rendszerezéssel? Ne feledd, ez a rendszer csak akkor fog hatékonyan működni, ha odafigyelsz a kellékek elhelyezésére.
Érdemes nap végén mindent átnézned, az előpakolt dolgokat visszatenni a helyükre, így a következő napon is tiszta lappal kezdheted.
Próbáld ki a fent említett tippeket, hogy kialakíthass egy hatékony munkaterületet, és zűrzavarmentesen tölthesd a munkaidődet!
Látogass el üzletünkbe, és válogass hullámkarton termékeink közül!